¿Te puedes creer que la planificación del Tin Cup Challenge comienza en diciembre? En los fríos y oscuros meses de invierno, la Fundación Comunitaria del Valle de Teton comienza a elaborar estrategias para el soleado tercer sábado de julio. La aprobación del presupuesto de la Tin Cup, los cambios en los eventos, la planificación estratégica y la reserva de fechas y lugares relacionados con el evento ponen en marcha la Tin Cup antes de que acabe el año.
En el nuevo año las cosas comienzan a cocinarse a fuego lento a medida que se identifican los puestos vacantes de Capitán de la Copa de Latón. Los Capitanes de la Copa de Latón son un grupo selecto de voluntarios que generosamente dirigen uno de los más de doce aspectos necesarios del evento y sus propios voluntarios, cubriendo todo, desde la colocación de pancartas antes de la carrera hasta los puestos de ayuda durante la carrera de celebración. Además, se contrata a la empresa encargada del cronometraje del día de la carrera y se envían los avisos de las fechas.
El mes de febrero se centra en la preparación de las solicitudes de la Tin Cup y en la reunión de lanzamiento de las organizaciones sin ánimo de lucro, así como en los compromisos preliminares con los Challengers de la Tin Cup - ¡incluyendo la obtención de un lugar para la codiciada Cena del Challenger! Por supuesto, la comunidad se quedaría en la estacada de qué ponerse el día del evento si las camisetas no se diseñaran y encargaran también en este momento.
En marzo y abril las cosas empiezan a calentarse con la reunión oficial de lanzamiento y el proceso de solicitud para las organizaciones sin ánimo de lucro. Las organizaciones sin ánimo de lucro presentan su solicitud y son aprobadas con arreglo a unas directrices específicas que garantizan que están en regla como 501c3. Una vez aprobadas, la Community Foundation of Teton Valley recopila y reúne las declaraciones de misión de las organizaciones sin ánimo de lucro participantes en un único folleto para su producción y distribución durante el periodo de donaciones del Tin Cup Challenge. Además, se establece el calendario de marketing y se compran anuncios para dar a conocer el proyecto durante las 9 semanas del periodo de donaciones.
Mientras tanto, el Comité de Relaciones con los Donantes está en plena actividad para ponerse en contacto con los Challengers, un grupo especial de empresas y particulares que aportan $1.000 o más al Fondo Challenger cada año. Los retadores aportan la financiación para organizar el Desafío Anual de la Taza de Latón y proporcionan una subvención de contrapartida a las organizaciones sin ánimo de lucro participantes. Los "Tin Cup Challengers" son líderes de la comunidad que promueven las donaciones benéficas y son la clave del éxito del programa.
Antes de que termine el mes de mayo, se publican multitud de oportunidades de voluntariado, se notifica a las organizaciones sin ánimo de lucro si se les ha asignado un espacio limitado en el stand y se rellenan y envían por correo 5.000 folletos a los titulares de casillas locales. Cientos de folletos más se distribuyen a través de las listas de correo personales de las organizaciones sin ánimo de lucro fuera de la ciudad y en toda la comunidad gracias a nuestro Capitán de Alcance Comunitario y sus voluntarios. Además, el periodo de donaciones y la inscripción en la carrera se abren simultáneamente y la publicidad se extiende con toda su fuerza.
Es como si el silbato del té estuviera sonando a medida que nos acercamos al día del evento. Hay una serie de tareas logísticas en el lugar y el día del evento que implican desde el cierre de la carretera y el aseguramiento de los servicios de emergencia hasta el inventario de los suministros de los capitanes y la colaboración con el Consejo de las Artes de Teton para crear los premios para los ganadores de la carrera. Estas tareas, junto con el marketing del periodo de donación limitado, la captación de Challengers y la difusión de la generosidad, llenan el mes de junio.
En julio, las piezas del rompecabezas encajan a medida que se confirman el diseño del evento, el desarrollo del espectáculo y las tareas asignadas: por fin ha llegado el momento de sacar la tetera y llamar a la prensa para la culminación de los generosos esfuerzos de Teton Valley en la recaudación de fondos, el voluntariado y la participación. Únase a la comunidad para celebrar los 10th Desafío del Aniversario de la Taza de Lata el 15 de julio de 2017.
Sin embargo, todavía no es el momento de disfrutar de nuestro té: lo dejaremos reposar hasta el final del periodo de donaciones, el 21 de julio.st. Entonces, es el momento de agradecer a todos los increíbles voluntarios sus esfuerzos para hacer realidad la Tin Cup cada año. Después de dar las últimas gracias escritas a mano a los Retadores, Capitanes y Donantes en Especie, se pueden totalizar los fondos y conceder los fondos de contrapartida a las organizaciones sin ánimo de lucro participantes en la Fiesta de Entrega de Premios. Entonces podremos levantar nuestra Tin Cup en alto y disfrutar de un cálido sorbo de espíritu comunitario y generosidad cultivados durante una década. Únase al impulso del Tin Cup Challenge y done en cualquier momento durante el periodo de donación en www.tincupchallenge.org.
